仕事を効率化する習慣とは!4つの整理術とは?

「なかなか仕事がはかどらない」「仕事が終わらず残業になってしまう」「できるだけ早く仕事を終え帰宅したい」などの悩みがある方は多いでしょう。

できることなら、早めに仕事を終わらせて自分の時間に充てたいですよね?

分かってはいるけど全くはかどらず、山のように積まれたファイルを見てため息…

何か仕事を早く片付ける良い方法はないのでしょうか?

そこで今回は、どうしたら仕事を効率化できるのか?そのコツやポイントをご紹介していきます。

仕事の効率が悪くなる原因

睡眠不足

仕事の作業効率が悪くなる原因として、睡眠不足があげられます。

睡眠不足は何日も続くと、仕事の効率は徐々に下がっていきます。

できるなら、昼闇を利用するなどして短時間でいいので昼寝をしましょう。

また、精神面でも仕事効率を悪化させます。

ストレス

ストレスを溜め込みすぎると、集中力や仕事の効率が下がります。

リフレッシュ時間を設けるなどして、ストレスを溜めないようにしましょう。

適宜適当な休憩をはさむと、脳の働きも回復して活発になります。

また、デスクや書類が散らかっている、情報や思考がまとまっていないなどがあります。

そこで、これらの整理方法について掘り下げていきたいと思います。


デスクの整理

デスク周りが散らかっていると、ものを探す時間がかかってしまい非効率です。

ポイントとしては、どこに何を置くか定位置を決め、そして使用後は必ず元の場所に戻すこと。

できるだけいらないものは、すぐに捨てることです。

デスクの上には必要最低限のもの以外おかないようにします。

デスクはできるだけ整理して、すっきりさせておきましょう。

書類の整理

書類は日々増え続けていくので、必要なものと不要なものを分けることが大事です。

データで取っておけるものは処分するなど、不要な書類はできるだけすぐに破棄します。

不要なものかどれか判断つかないときは上司や先輩に相談します。

必要な書類は、クリアファイルやクリップ、付箋、ラベルなどで分かりやすく保管しておきます。

日付や出典を明確にしておくと、後で探すときに便利です。


情報の整理

仕事をしていると、日々多くの情報や知識にさらされでいます。

情報は上手に管理していかないと、どこに何があるか、どれが必要か把握できなくなってしまうのです。

情報の整理にはパソコンで整理する方法と、手帳やメモなどに整理する方法があります。

短期と長期の両方のスケジュールや、タスクを整理しておきます。

表にまとめると、見た目がすっきりして把握しやすくなるでしょう。

優先度の高いものから、先に行っていくように整理します。

さらにあらかじめ、各タスクの所要時間を決めておきます。

また、情報は目標を立てて管理することが重要なポイントです。

情報を後でサッと見返して、常に把握しておくことが大切です。

情報を整理することで、自分自身の理解がより深まります。

さらに、相手に上手く伝える力が向上し、論理的な思考が身につくでしょう。

思考の整理

仕事を効率よく行う上で、柔軟な良い思考力を持つことは重要です。

思考力を持つには、冷静に自分自身を様々な角度から客観的に見つめることが大切です。

そして、客観的に見つめるためにはアウトプットする必要があります。

例えば、ノートに書き出してみるとよいでしょう。

どんどん書き込んでいき、そしてそれを「アイディア」「やること(To Do)」「予定」「情報」に分類してまとめていきます。

一日を振り返り、ノートに書き忘れたことはないか?記入漏れはないか?書かれたことができたか?など良く読み返していきます。

さらに、解決する手段を考え、取り組みの工夫をしていきます。

最も大切なことは何か?参考にできることはないか?

仕事をするうえで不足しているものはあるか?無駄なことがないか?など考えていきます。

様々な作業で散らかった頭の中を整理することができれば、何事にも臨機応変に対応できるようになります。


その他の仕事の効率改善方法

軽い運動

軽いゆったりした運動を短時間おこなうことで、記憶機能など脳の機能を向上できます。

運動により思考や行動に関わる脳の一部が刺激され、集中力の向上につながります。

脳に良い食べ物

脳の活性化に良い食べ物を摂取することでも、仕事の効率を改善できます。

栄養素魚に含まれるDHAやEPAは、脳の健康に良い栄養素と言われています。

短時間で作業

長時間仕事するよりも、目標を決めて短時間で作業をおこなったほうが集中できます。

いつまでにこれをこのくらいで終わらせようと計画を立てていくと良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

仕事の効率を改善する方法には、様々なアプローチがありますね?

まず、体と心の環境や仕事の環境を整え、情報や思考を整理することで仕事の効率は上がります。

また、長時間よりも短時間で集中して行う方が、仕事の定着・集中力に効果があります。

すぐにでも実践できるものばかりなので、ぜひ試してみてください!

上記の方法以外にも自分にあった方法があると思いますので、自分だけの方法を見つけていってください。


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